¿Saco partido a mis Dashboards?

Ya sabemos que cuando una empresa tiene que decidir si se lanza o no a invertir en un proyecto de Business intelligence tiene que encontrar las respuestas a todas las preguntas que le surgen sobre su eficacia: ¿Realmente le vamos a sacar partido?, ¿Nos dará la información que necesitamos?, ¿Nos va a reportar beneficios?. En muchos casos a las empresas les resulta complicado tener la respuesta a todas estas preguntas, sobre todo cuando nos encontramos en las primeras fases del proyecto.

Pero, ¿y cuando este ya está funcionando?. Entonces surgen nuevas preguntas: Sí, todos estos gráficos están muy bien, pero… ¿realmente me dicen lo que quiero saber?, ¿estoy acertando con estos informes?, ¿Se utilizan dentro de la empresa o es dinero tirado?. ¿Cómo puedo evaluar realmente mi proyecto de BI?

Ante toda esta incertidumbre, la empresa puede ver mermada su confianza en el proyecto. Aunque es posible que encuentre formas de verificar su eficacia, ciertamente no se me ocurre mejor manera de medirla que el propio uso que se hace del mismo entre las personas que van a tomar decisiones dentro de la organización. Si dentro de la empresa se están usando los informes que ponemos a su disposición es evidente que les reportan la información que necesitan y puedo comprobar que estoy en el buen camino.

Aunque es cierto que de esta forma no se puede medir hasta tenerlo implementado, si se puede afirmar que da cierta tranquilidad saber que voy a poder analizarlo y que me va a proporcionar cierta capacidad de reacción en caso de equivocarme. Hemos de tener en cuenta que un proyecto de Business intelligence nunca debe considerarse como un proyecto acabado. Este siempre tendrá una evolución y tenemos que tener la posibilidad de medirlo a través del uso de sus Dashboards.

 

Problema extendido

No hace mucho me encontré con este problema en un cliente real: Ante la sospecha de que en su empresa no se estaban utilizando los informes y Dashboards de Power BI que les habían implementado, querían tener información abundante sobre su uso. No es difícil de imaginar que es un problema habitual en las empresas, que tengan la necesidad de saber si lo invertido en el proyecto está siendo utilizado por sus empleados. Efectivamente, un proyecto de BI debe considerarse como un activo, pero siempre y cuando tengamos la certeza de que se usa y de que nos va a reportar un beneficio. Llegados a este punto me parece imprescindible poder monitorizar y auditar la navegación a través de nuestros informes y Dashboards de Power BI.

Actualmente Microsoft Power BI dispone de un servicio de información de uso de sus Dashboards, aunque este presenta algunas limitaciones: como por ejemplo que solo contiene información de los últimos 90 días o que no es posible añadir fuentes de información propias por las que dimensionar los datos. En este caso particular, estas limitaciones resultaban ser una información indispensable para ellos. Llegaron a la conclusión de que debía adaptar la auditoría de uso de sus informes a sus necesidades particulares.

Entonces, ¿existe alguna herramienta/solución que permita resolver este problema? Efectivamente, Existe.

Power BI (Audit) Usage Analytics

En esta línea ha profundizado SolidQ desarrollando una potente herramienta a través del propio Power BI que da abundante información sobre el uso de los Dashboards y Reports de la organización.

Power BI Usage Analytics nos permite saber, por ejemplo, si un Dashboard se está utilizando o no, si se usa mucho o poco, quien los usa y a qué horas, qué Workspace se usa más, comparar usos de Reports/Dashboards entre varias fechas, etc. Es decir, una información fundamental para medir el uso de Power BI dentro de la organización. Esta te va a dar una prueba evidente de dónde estamos acertando y dónde estamos fallando y , además, te permitirá mejorarlo, sustituirlo o simplemente eliminarlo.

Pero vamos a entrar en detalle para ver cómo funciona.

Funcionamiento

Conectado a una base de datos en Azure, carga a través de un script en Powershell de forma automática e incremental toda la información de auditoría de uso asociada a las cuentas de usuario de office 365 de la organización. Esta extracción de datos puede configurarse para realizarse con la regularidad que se decida. De esta forma podemos disponer de toda la información de uso actualizada al día.

Partiendo de esta Base de datos como origen, Inicialmente disponemos de un informe que nos va a dar la siguiente información a través de 4 pestañas:

 Operations

Aquí se ofrece información generalizada sobre las operaciones realizadas por los usuarios. Contamos, en la columna izquierda, con 2 filtros (por Usuario y por rango de fechas) para poder acotar los datos del informe.

En la columna central, nos muestra en la parte superior el número total de operaciones y en la parte inferior una tabla con el detalle de las operaciones realizadas, con el usuario que la ha realizado y el nombre del report.  En la parte derecha, contamos con 3 gráficos en los que se analiza:

  •  Un Top 7 de los usuarios que más operaciones han realizado.
  • en la parte inferior derecha, el total de operaciones realizadas por fecha.
  • en la parte inferior izquierda, un contador de operaciones realizadas.

 Activities

En esta página entra más en detalle sobre las actividades que realizan los usuarios: Cuáles son esas actividades, desde dónde se realizan, qué usuarios son los que más realizan esas actividades o si son usuarios externos o no de la empresa. Cuenta igualmente con un filtro de rango de fechas para acotar la información en el tiempo según necesitemos.

En la columna central tenemos información de detalle sobre los Datasets utilizados. En la parte de la derecha, una gráfica de barras con el recuento de usuarios por actividad y en la parte inferior dos gráficos circulares: uno sobre el origen de las actividades realizadas (internas o externas) y el segundo para saber si las actividades se han realizado con IP Pública o Privada.

 Activity

En esta página vemos un gráfico de radar que muestra las operaciones realizadas y en qué horas se realizan.

Podemos de forma interactiva acotar el gráfico con los filtros incluidos en la parte izquierda de la página (por fecha, Usuario y Operación). También contamos con una tabla en la columna central que detalla las operaciones de los usuarios y las horas dedicadas y un total de horas.

 Comparatives

En esta pestaña tenemos comparativas de operaciones realizadas el año actual con las del año anterior.

En la columna central vemos el total de operaciones realizadas cada año. Mantiene también el recuento de horas dedicadas por cada usuario a una actividad. A la derecha se muestran 2 gráficos de barras distribuidos por meses para poder comparar datos entre el mismo mes en los dos años.

Una herramienta recomendable

En definitiva, esta herramienta nos va a permitir evaluar de una manera profunda el uso de nuestros Dashboards y Reports. Vamos a poder certificar la eficacia de los mismos.

Si estos informes iniciales ya nos dan una información bastante amplia sobre su uso, no menos interesantes resultan las múltiples e importantes ventajas que tiene la herramienta:

  • Aunque dependen de la información de uso que proporciona Microsoft sobre las cuentas de usuario, nos va a permitir incorporar fuentes de datos propias o externas con las que potenciar aún más la información.
  • No hay límite de tiempo para los datos. Puede conservar datos históricos.
  • Son informes interactivos, amigables que permiten una navegación fluida.
  • Y lo más importante: Existe la posibilidad de adaptarla a las necesidades de la empresa.

En resumen, una herramienta muy recomendable que SolidQ ofrece de forma individual o a través de varios Packs estrella.

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