Ya sabemos que cuando una empresa tiene que decidir si se lanza o no a invertir en un proyecto de Business intelligence tiene que encontrar las respuestas a todas las preguntas que le surgen sobre su eficacia: «¿realmente le vamos a sacar partido?», «¿nos dará la información que necesitamos?», «¿nos va a reportar beneficios?»… En muchos casos a las empresas les resulta complicado tener la respuesta a todas estas preguntas, sobre todo cuando nos encontramos en las primeras fases del proyecto.

Pero, ¿y cuando está ya está funcionando? Surgen nuevas preguntas: «Sí, todos estos gráficos están muy bien, pero: ¿realmente me dicen lo que quiero saber?, ¿estoy acertando con estos informes?, ¿se utilizan dentro de la empresa o es dinero tirado?…»

¿Cómo puedo evaluar el impacto de mi proyecto de BI?

Ante toda esta incertidumbre, la empresa puede ver mermada su confianza en el proyecto. Aunque es posible que encuentre formas de verificar su eficacia, ciertamente no se me ocurre mejor manera de medirla que el propio uso que se hace del mismo entre las personas que van a tomar decisiones dentro de la organización. Si dentro de la empresa se están usando los informes que ponemos a su disposición es evidente que les reportan la información que necesitan y puedo comprobar que estoy en el buen camino.

Aunque es cierto que de esta forma no se puede medir hasta tenerlo implementado, sí se puede afirmar que da cierta tranquilidad saber que voy a poder analizarlo y que me va a proporcionar cierta capacidad de reacción en caso de equivocarme. Hemos de tener en cuenta que un proyecto de Business intelligence nunca debe considerarse como un proyecto acabado. Este siempre tendrá una evolución y tenemos que tener la posibilidad de medirlo a través del uso de sus Dashboards.

 

Problema extendido

Hace unos meses me encontré con este problema en un cliente real: ante la sospecha de que en su empresa no se estaban utilizando los informes y Dashboards de Power BI que les habían implementado, querían tener información abundante sobre su uso. No es difícil de imaginar que es un problema habitual en las empresas, que tengan la necesidad de saber si lo invertido en el proyecto está siendo utilizado por sus empleados. Efectivamente, un proyecto de BI debe considerarse como un activo, pero siempre y cuando tengamos la certeza de que se usa y de que nos va a reportar un beneficio. Llegados a este punto me parece imprescindible poder monitorizar y auditar la navegación a través de nuestros informes y Dashboards de Power BI.

Actualmente Microsoft Power BI dispone de un servicio de información de uso de sus Dashboards, aunque este presenta algunas limitaciones: como por ejemplo que solo contiene información de los últimos 90 días o que no es posible añadir fuentes de información propias por las que dimensionar los datos. En este caso particular, estas limitaciones resultaban ser una información indispensable para ellos. Llegaron a la conclusión de que debía adaptar la auditoría de uso de sus informes a sus necesidades particulares.

Entonces, ¿existe alguna herramienta/solución que permita resolver este problema? Efectivamente, existe.

 

Power BI Audit

En esta línea, en SolidQ hemos desarrollado una potente herramienta a través del propio Power BI que da abundante información sobre el uso de los Dashboards y Reports de la organización.

Power BI Usage Analytics nos permite saber, por ejemplo, si un Dashboard se está utilizando o no, si se usa mucho o poco, quién los usa y a qué horas, qué Workspace se usa más, comparar usos de Reports/Dashboards entre varias fechas, etc. Es decir, una información fundamental para medir el uso de Power BI dentro de la organización. Te va a dar una prueba evidente de dónde estamos acertando y dónde estamos fallando y, además, te permitirá mejorarlo, sustituirlo o simplemente eliminarlo.

¿Cómo funciona?

Conectado a una base de datos en Azure, carga a través de un script en Powershell de forma automática e incremental toda la información de auditoría de uso asociada a las cuentas de usuario de office 365 de la organización. Esta extracción de datos puede configurarse para realizarse con la regularidad que se decida. De esta forma podemos disponer de toda la información de uso actualizada al día.

Partiendo de esta Base de Datos como origen, inicialmente disponemos de un informe que nos va a dar la siguiente información a través de 4 pestañas que, si es necesario, puede ser personalizado con otras métricas. Esta herramienta nos va a permitir evaluar de una manera profunda el uso de nuestros Dashboards y Reports. De manera que vamos a poder certificar la eficacia de los mismos.

Mira este vídeo y consulta toda la información sobre la solución Power BI Audit en esta página.

Si estos informes iniciales ya nos dan una información bastante amplia sobre su uso, no menos interesantes resultan las múltiples e importantes ventajas que tiene la herramienta:

  • Aunque dependen de la información de uso que proporciona Microsoft sobre las cuentas de usuario, nos va a permitir incorporar fuentes de datos propias o externas con las que potenciar aún más la información.
  • No hay límite de tiempo para los datos. Puede conservar datos históricos.
  • Son informes interactivos, amigables que permiten una navegación fluida.
  • Y lo más importante: existe la posibilidad de adaptarla a las necesidades de la empresa.

En resumen, una herramienta muy recomendable si ya tienes en marcha un proyecto de Business Intelligence.

¿Quieres conocerla? ¿Ver una demo? Descubre todo el potencial de Power BI Audit.

Tarsicio del Pozo Mazo